英文书信写作指南：掌握信头、信内地址、称呼、正文、结尾语和签名的正确格式

从之前常用英语实用文本的分类来看，基本上我们接触到的常用实用文本以字母为主，这是英语字母的基本常识。中英文字母的具体书写格式有很大不同。因此，了解一些关于英文字母的常识是非常有必要的。 （一）英文信函内容的组成 英文信函，无论是商务信函、社交信函还是朋友之间的书信，按习惯一般由六部分组成。即： Heading（标题） 内部地址（Salutation） Body（Complimentary close） Signature（签名） 1. Heading（标题） 英文信件的信头包括发件人的地址和寄信的具体日期在两部分。信头位于信纸的右上角，通常写在单独的行上。首先写下发件人的地址，然后写下信件的发送日期。书写寄件地址时，遵循从小到大的原则，即：先写门牌号、街道名称或路名，再写区（县）市名称，最后写省、州名称，或县，最后是国家。姓名。日期的顺序是先写月，再写日，最后写年。您需要写邮政编码。邮政编码写在城市名称后面，并用逗号分隔。信头不能越过信纸的中心并到达信纸的左上角。另外需要注意的是，写地址时，通常第一行写门牌号和街道名称，第二行写区域名称，第三行写日期。一般信头的每行末尾没有标点符号，但每行中间必须有标点符号。应使用逗号分隔城市名称和邮政编码以及年、月和日。

一般信头不宜写得太高，信头上方应留有一定的空间。信头有两种书写格式：平行和对角线。所谓平行式，是指信头每一行的开头上下排列整齐。所谓斜列，就是下一行的行首比上一行的行首向右移动一到两个字母。例如：并行类型：6P Park Ave. New York； NY 11215, USADecember 1, 1999 斜型：6P Park Ave. New york, NY 11215, USADecember 1, 19932。 内部地址（inside address） 信件地址包括收件人 信件的姓名和地址。对于社交和个人通信，地址被省略。信函内的地址位于信头的左下角，其起始行低于信头的结束行，并且位于信纸中心的左侧。在信中，应先写收件人的头衔和姓名，然后写地址。地址的排列顺序应与信头的顺序相同。用字母书写地址也有两种格式：平行和对角线。一般来说，信头和信内地址所使用的格式始终是一致的。标点符号的使用也与信笺抬头相同。关于信中地址中收件人的头衔和姓名，一般有以下几种情况：无职称的男性用Mr.（加自己的姓氏），已婚女性用Mrs.（加丈夫的姓氏），未婚女性用Miss。婚姻状况不明的女性用MS。医生或医生用Dr.（医生）。具有教授职称者使用Prof.（教授）。总经理、校长、总裁、总裁都使用 Pres。 （总统）。 3. 致意。标题是对信件收件人的尊称。它是独立的一行，与信中的地址上下对齐。

在美国，“My Dear”比“Dear”更有礼貌，但在英国却恰恰相反。与陌生人交流时，一般使用“亲爱的先生”或“亲爱的女士”。另一件需要注意的事情是标题后使用逗号。 4.正文正文是信件的核心部分。撰写正文时，必须注意以下几点： (1)正文从标题下方一到两行开始。每个段落的第一行缩进大约五个字母并移动到行的顶部。正文也采用并列式书写，即每行大写，但段落之间应留两行或三行空白以指示段落。 (2)对于非正式信件，除了礼貌外，没有一定的规则。信息共享平台“英文字母基础知识”（）。但什么样的措辞应该提前想好。 (3) 对于非常正式的信件，了解开头句很重要。另外，信中的每一段落只能有一个中心思想，这样读信的人才能清楚地明白你想要表达的内容。为了表达清楚，尽量用短句，少用长句和难句。段落也宜短而不宜长，尤其是开头和结尾。 (4)潦草的字就像不整齐的衣服一样难看。书写必须工整、规范。不应有拼写错误。对于您不确定的单词，请务必查字典。 (5)对于正式的信件，我们应该将信件的全部内容写在一张纸上。如果一页不够，可以在相同质地和尺寸的信纸上继续书写。但如果只有一两行，请尝试将它们更紧密地排列在一页上，或者将它们平均分成两页。

这封信应该写得漂亮、优雅。 （六）正式书信，用词必须庄重，不得使用口语和遗漏。 5. 结束语 结束语是最后的礼貌用语。通常写在文本下方一两行空格之后，从信纸的中心开始，第一个字母大写，末尾使用逗号。结束语的措辞根据情况而变化，通常包括以下类型：（1）写给单位、团体或陌生人的信用：Yours (very) true,(Very) Truly yoursYours (very)faithly,(Very) ) 忠实的， (2) 写给你的上级的信可以是： 你的（非常）尊敬的，你的（非常）顺从的，你的感激的，你的赞赏的，或者你的 把它放在后面。 (3) 写给熟人或朋友的信可以这样写：Yours、Yoursever、Yoursfraternally、Yourscordally、Yoursdevisely，也可以把Yours放在最后。 (4) 给亲戚或亲密朋友的信可以是：Yours、Yoursever、Yoursfaithously、Yours忠实的朋友、Lovelyyours、Yourslovelyson(父亲、母亲、侄子……)，在上述所有情况下，yoursis放在first或next可以放在最后，但不能缩写或省略。

6、签名：签名放在结束礼貌用语的下方，稍微偏右，这样可以使最后一个词靠近空白处，并与上面的正文保持一致。签名应使用蓝色钢笔或圆珠笔签署，而不是打字机。您可以使用打字机在签名上方输入您的公司名称，也可以在下方输入您的职位。如果写信人是女性，您可以在签名前的括号中注明“夫人”或“小姐”。签名的格式不能经常更改。例如，一个签名为G·史密斯，另一个签名为乔治·史密斯，第三个签名为G·B·史密斯。在man签名之前不能使用mr.。 ，教授或博士的话。 （二）英文信封的写法（标语） 英文信封的写法也与中文不同。具体来说，英文信件应该这样安排信封的内容。 1. 在信封左上角写上寄件人的姓名和地址。收件人的姓名和地址应写在信封的下部或右中心。名称应该在单独的一行上。姓名和地址的书写方式与标题和内部地址相同。使用的格式（平行或对角线）也与信中的排列一致。请附上您的邮政编码。 2. 您可以在信封的左下角写一些说明。例如，写普通投递、挂号、快递、航空邮件、个人、请转发、印刷品、书邮。 Book Mail）、手稿（Manuscripts）、附上的照片（包含照片）、绝密（绝密文件）等。

3. 如果信封是通过邮局寄给第三方递送给收件人，则必须在收件人姓名下方写上寄件人姓名，并在前面加上c/o（转交）。如：Mr.Thomas GreenC／O Mr.William Scott101 St.Lawrence Ave.Montreal 18, Canada。 4.Jr。 (Junior)、Sr.(高级)可与Mr.(先生)连用，以显示父子之间的差异。在汉语中，父子有不同的名字，所以没有必要使用它们。另外，Sr.一般被省略并且不使用。